ذخيره تمامي اطلاعات مهمانان هتل در سيستم پذيرش صورت مي گيرد . انواع مختلف مهمان ها اعم از عادي ، گروهي/شرکتي ، پکيج پذيرش و آژانس ها داراي وروردي هاي متفاوت در نرم افزار مي باشند و قابليت تغيير و گزارشات مخصوص به خود را دارا هستند. سيستم پذيرش در ارتباط با ساير سيستم هاي حسابداري، رستوران و لاندري به صورت شبکه اي عمل مي کند. برخي از امکانات نرم افزار پذيرش به شرح زير مي باشد :
- تعريف انواع اتاق ها با ويژگي هاي متفاوت ، تعريف خصوصيات مهمانان براي ذخيره سازي ، تنظيم انواع پکيج ها و تعرفه هاي گوناگون و شرکت ها و آژانس هاي طرف قرارداد
- امکان ذخيره سازي اطلاعات انواع مختلف مهمانان در هتل
- امکان بازيابي اطلاعات مهمانان قبلي هتل در هنگام ورود مجدد
- ثبت رزرو براي انواع مختلف مهمانان و ثبت پيش پرداخت ها
- انجام کنسلي رزوها با در نظر گرفتن نرخ کنسلي
- ثبت و اصلاح انواع هزينه ها براي مهمانان
- امکان صدور اصلاحيه هزينه ها بعد از ذخيره سازي در حسابداري
- ثيت و اصلاح انواع پرداخت ها ي مهمانان
- امکان صدور اصلاحيه پرداخت ها بعد از ذخيره سازي در حسابداري
- امکان رزرو و ورود سريع و سهل مهمانان توسط ابزار خاص و هم چنين مشاهده وضعيت اتاق هاي هتل در هر بازه تاريخي در يک نگاه
- بستن حساب هاي صندوق در زمان هاي تغيير شيفت اپراتور صندوق پذيرش و انتقال داده ها به حسابداري
- انجام نيم شارژ اتاق ها در مواقع لزوم
- مشخص نمودن اتاق هاي خارج از سرويس
- ثبت پيغام براي مهمانان
- اضافه کردن مهمانان خاص در بلک ليست
- تعريف کاربران سيستم و مشخص نمودن دسترسي هر کاربر به منوها
- ثبت حساب هاي متفرقه صندوق پذيرش با طرف حساب هايي غير از مهمانان
- امکان چت کاربران نرم افزار با يکديگر و امکان ارسال پيام مديريت
- مشاهده تمامي سوابق مهمانان خارج شده و حساب هاي آنان
- امکان اتصال برنامه به مرکز تلفن و ذخيره سازي اطلاعات تماس ها و هزينه هاي مهمانان
- و...
گزارشگيري کامل از تمامي اطلاعات ذخيره شده ، از ديگر مزيت هاي نرم افزار پذيرش مي باشد . برخي از اين گزارش ها :
- گزارش اماکن
- گزارش وضعيت اتاق هاي هتل و مهمانان هر اتاق
- سابقه اشغالي هتل
- نمودار وضعيت اشغالي هتل د رماه و روز
- اتاق هاي آماده تخيله امروز
- ورودي ها و خروجي هاي امروز
- اطلاعات مهمانان مقيم هتل
- مجموع هزينه ها و پرداخت ها و مبلغ قابل پرداخت و يا دريافت هر يک از مهمانان
- تعداد صبحانه ها و تخت هاي اضافه هر روز
- گزارش پرداخت ها
- پرداخت هاي اصلاحي و داراي اصلاحيه
- گزارش هزينه ها
- هزينه هاي اصلاحي و داراي اصلاحيه
- هزينه هاي مهمانان پکيجي
- سابقه انتقال اطلاعات هزينه ها و پرداخت ها به سيستم حسابداري
- اتاق هاي خارج از سرويس
- گزارش پرداخت ها و دريافت هاي صندوق با افراد متفرقه
- گزارش هزينه هاي ثبت شده براي شرکت هاي طرف قرارداد با هتل
- سابقه استفاده از هر پکيج هتل
- گزارش رزرو ها
- گزارش ترانسفرها
- گزارش No Shows
- گزارش رزرو هاي کنسل شده
- گزار ش از انواع پکيج هاي موجود و امکانات آن ها
- و...
در نهايت مي توان اذعان داشت که نياز هاي موجود در حساب و کتاب بخش پذيرش هتل را با استفاده از اين نرم افزار را مي توان مرتفع نمود . ابزار طراحي شده مي تواند براي کمک به مديران در راه کسب موفقيت لازم ، همواره کمک کننده باشد .